Como funciona a fiscalização tributária e o que as empresas precisam observar

A fiscalização como função de controle institucional

A fiscalização tributária é, antes de qualquer coisa, uma prerrogativa legítima do Estado. Prevista no Código Tributário Nacional, ela integra o conjunto de instrumentos da administração pública voltados à verificação do correto cumprimento das obrigações fiscais, tanto principais, como o pagamento dos tributos, quanto acessórias, como a entrega de declarações e a manutenção de registros adequados. Sua finalidade ultrapassa a arrecadação imediata: busca assegurar que os parâmetros legais sejam observados de forma uniforme por todos os contribuintes, reforçando a estabilidade do sistema.

No plano federal, a Receita Federal do Brasil concentra a atividade fiscalizatória sobre tributos como Imposto de Renda, CSLL, PIS, Cofins e IPI. A autarquia utiliza auditorias presenciais, cruzamentos de dados eletrônicos e sistemas automatizados de análise para verificar a consistência das informações prestadas. Quando identifica irregularidades, pode instaurar procedimento fiscal formal e lavrar autos de infração, seguindo o rito administrativo previsto em lei.

No âmbito estadual e municipal, cabe às secretarias de Fazenda monitorar sobretudo o cumprimento das obrigações relacionadas a tributos como ICMS, IPVA, ISS e IPTU. Apesar de terem competências distintas, esses órgãos utilizam instrumentos de fiscalização semelhantes entre si, cujos efeitos, na prática, podem recair sobre a operação da empresa como um todo.

A atividade fiscalizatória, no entanto, não é irrestrita: deve sempre se manter vinculada a um objetivo específico e observar os princípios constitucionais da legalidade, da proporcionalidade e do sigilo fiscal. Embora o art. 195 do Código Tributário Nacional permita o exame de livros, documentos e arquivos do contribuinte, a atuação do agente fiscal não pode se converter em devassa limitada, devendo ter fundamento, escopo definido e limitação temática.

Esses limites, contudo, não reduzem a responsabilidade das empresas diante do processo fiscalizatório. Ao contrário, reforçam a necessidade de manter registros íntegros, práticas coerentes com a legislação vigente e capacidade de resposta adequada sempre que houver uma demanda formal por parte da autoridade tributária. O que se espera é uma postura estruturada, compatível com a função institucional da fiscalização e com os riscos que seu descumprimento pode gerar.

Como se inicia uma fiscalização: formas, critérios e escopo

A abertura de uma fiscalização não ocorre de maneira aleatória. Embora o Fisco possa selecionar contribuintes por sorteio ou em programas de rotina, a regra é que a escolha seja orientada por critérios técnicos, tais como volume de operações da empresa, indícios de inconsistência em declarações já entregues e sinais de incompatibilidade entre movimentação financeira e receitas declaradas. O avanço da tecnologia também trouxe novos mecanismos de seleção, entre os quais se destacam os sistemas eletrônicos de cruzamento de dados, que permitem identificar divergências de forma quase imediata.

Uma vez selecionado o contribuinte, o processo fiscalizatório tem início com a expedição de um termo de intimação ou de fiscalização. Esse documento delimita o escopo da atuação do agente público, indica os tributos ou períodos que serão analisados e estabelece prazos para a apresentação de documentos e prestação de esclarecimentos. A clareza desse marco inicial é relevante porque impede que a fiscalização assuma caráter genérico ou desvinculado de sua motivação legal.

As formas de fiscalização variam conforme o objetivo do procedimento. Nada impede que seja realizada de forma remota, com base em informações transmitidas eletronicamente, como declarações fiscais e escrituração digital. Contudo, também pode assumir caráter presencial, com a visita de auditores às dependências da empresa para análise de documentos originais e observação direta das operações. Em alguns casos, o procedimento combina as duas modalidades, com intimações eletrônicas seguidas de diligências presenciais quando as informações prestadas não são suficientes.

O escopo da fiscalização, embora delimitado pelo termo inicial, pode ser ampliado se forem identificados novos indícios de irregularidade. Nessa hipótese, a autoridade fiscal deve formalizar a ampliação, assegurando ao contribuinte o direito de ciência e o prazo para manifestação. Esse detalhe processual é fundamental, pois confere segurança jurídica ao procedimento e garante que o contribuinte saiba exatamente sobre quais aspectos deverá prestar esclarecimentos.

Principais motivos de autuação fiscal

As autuações fiscais decorrem, em grande parte, de inconsistências identificadas pela própria autoridade no cruzamento de informações. A omissão de receitas é uma das ocorrências mais frequentes: movimentações financeiras ou operações comerciais que não encontram respaldo nas declarações apresentadas despertam imediata atenção do Fisco. Num cenário de intensa integração tecnológica, as discrepâncias entre dados bancários, notas fiscais eletrônicas e escrituração digital dificilmente passam despercebidas.

Outro ponto recorrente é o aproveitamento indevido de créditos tributários, especialmente em regimes não cumulativos. A complexidade da legislação que rege tributos como PIS, Cofins e ICMS pode gerar entendimentos diferentes, mas há limites interpretativos que devem ser observados. Quando o contribuinte lança créditos sem respaldo legal ou excede os parâmetros permitidos, o risco de autuação é elevado. Nesse tipo de situação, a penalidade pode abranger não apenas o recolhimento do valor considerado indevido, mas também multas de valor significativo.

Irregularidades na escrituração contábil e fiscal também se apresentam como os motivos mais comuns de autuação. Lançamentos equivocados, ausência de documentação comprobatória e erros na classificação de operações comprometem a confiabilidade das informações prestadas e são interpretados como indícios de infração. O mesmo ocorre com notas fiscais emitidas de forma incorreta ou não registradas, o que leva à desclassificação do documento e ao questionamento da operação.

Há ainda situações em que o problema não decorre de falha operacional, mas de escolhas estratégicas mal conduzidas, como planejamentos tributários abusivos ou enquadramentos indevidos em regimes simplificados. Nesses casos, a fiscalização tende a adotar postura mais rigorosa, interpretando a conduta como tentativa deliberada de reduzir a carga tributária sem amparo legal. O resultado costuma ser a lavratura de autos de infração, que podem transformar um simples erro de avaliação num passivo relevante para a empresa.

Compliance fiscal e limites da atuação contábil

O cumprimento adequado das obrigações tributárias depende, em grande medida, da contabilidade. É ela que organiza documentos, registra operações e assegura que as informações necessárias sejam enviadas ao Fisco dentro dos prazos legais. Tais atividades são indispensáveis e constituem a base de qualquer sistema de compliance fiscal. No entanto, a atuação contábil, por si só, não elimina todos os riscos de autuação, sobretudo num ambiente marcado por interpretações complexas e frequentes alterações legislativas.

A contabilidade lida com a execução técnica das obrigações, mas, muitas vezes, não dispõe dos instrumentos jurídicos necessários para avaliar a validade de determinadas práticas. Questões como a possibilidade de aproveitamento de créditos, a aplicação de benefícios fiscais ou o enquadramento em regimes diferenciados exigem interpretação de textos legais. A simples escrituração correta não afasta o risco de questionamento, já que a divergência pode surgir da leitura da lei e não da prática operacional.

Outro limite relevante está na crescente automação dos controles fiscais. Softwares de gestão e sistemas de cruzamento de dados reduzem falhas humanas, mas não substituem a análise de conformidade jurídica. Em diversas situações, informações lançadas de forma tecnicamente correta podem ser contestadas pela fiscalização se não houver amparo legal para o procedimento adotado. Isso mostra que o compliance fiscal não se esgota na conformidade contábil: exige também a verificação preventiva da legalidade das escolhas tributárias.

É nesse ponto que o suporte jurídico se torna complementar à atuação contábil. A integração entre contador e advogado especializado em direito tributário permite que a empresa não apenas cumpra formalmente suas obrigações, mas também tenha segurança quanto à validade das decisões tomadas. Essa combinação fortalece o compliance, reduz a margem para interpretações equivocadas e dá maior previsibilidade às relações com o Fisco.

O Benites Bettim Advogados atua nesse sentido: oferecendo acompanhamento jurídico tributário próximo e personalizado, com foco em fiscalizações, prevenção de autuações e estruturação de práticas de compliance que reduzem riscos.

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